Skuteczne zarządzanie przedsiębiorstwem to proces trudny. Chcąc go usprawnić, powinno działać się na dwóch płaszczyznach. Pierwsza obejmuje zaplecze technologiczne, czyli wszystkie wdrożone systemy informatyczne, wspomagające zarządzanie działalnością. Druga to obraz zachodzących w firmie procesów i tego, jak wyglądają w praktyce. Obie te płaszczyzny powinny nakładać się na siebie, aby stworzyć harmonijną, dobrze funkcjonującą całość.
To jednak nie wszystko. Aby osiągnąć sukces, należy zrozumieć swoją firmę i sposób, w jaki działa. Dogłębne wejście w architekturę systemów ERP, dobre zrozumienie wszystkich zachodzących w przedsiębiorstwie procesów i dopasowanie do nich aplikacji dających przewagę konkurencyjną na rynku przynoszą oczekiwane korzyści. Wyjście poza standardy jest dziś kluczem do biznesowego rozwoju i tylko firmy prezentujące unikatowe strategie i wdrażające innowacyjne rozwiązania mają szansę osiągnąć sukces.
Bimodalne IT
Nie da się wyprzedzić konkurencji, pracując w modelu biznesowym sprzed czterech czy pięciu lat. Dobrze obrazuje to bimodalny model IT wymyślony przez Gartnera. Bazuje on na spostrzeżeniu, iż dziś zbyt wysoki procent budżetów IT firmy wydają na utrzymanie, a za mało na tworzenie nowości i innowacji. Gartner proponuje, aby projekty IT realizowane były w trybie dualnym – wydajności i odporności (performance and reliability) oraz zwinności (agile). Aby tak się stało, trzeba zoptymalizować procesy krytyczne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, czyli takie jak logistyka magazynowa lub serwis. Sam system ERP do tego niestety nie wystarczy. Choć mówi się, że głównym jego zadaniem jest wspieranie biznesu, w rzeczywistości często staje się hamulcem rozwoju, na który składa się wspomniana wydajność, odporność i zwinność. Nie jest przecież odkryciem, że najczęstszym problemem, z którym borykają się na co dzień firmy produkcyjne i przemysłowe korzystające z systemów ERP, jest m.in. ręczna realizacja wielu procesów.
Lekarstwo na ERP
Musimy zdawać sobie sprawę, że większość systemów ERP w polskich firmach produkcyjnych została wdrożona wiele lat temu. Przez ten czas ich funkcjonalności nie były rozwijane, co oznacza, że dziś są już zwyczajnie przestarzałe i nie są w stanie odzwierciedlać rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. Sytuacja często jest patowa – dostosowanie ERP do aktualnych potrzeb wymaga ogromnych nakładów finansowych, ale również zabiera bardzo dużo czasu. Czasu na wdrożenie modyfikacji, ale także na ponowne szkolenie załogi z ich obsługi. Finał najczęściej jest taki sam – osoby decyzyjne nie wyrażają więc zgody na wykonanie żadnych aktualizacji, pośrednio zmuszając pracowników do „kreatywnego” obchodzenia niedociągnięć systemu. Tu rodzi się pytanie, czy pracownicy firm rzeczywiście skazani są na zmaganie się z posiadanym ERP i pracę na starych systemach? Odpowiedź brzmi – nie!
Mądrą koncepcją, która pokazuje, gdzie znaleźć „lekarstwo” na takie problemy, jest model warstwowy Gartnera (Gartner Pace-Layered Application Strategy). Klasyfikuje on aplikacje biznesowe według strategii postępowania, dzieląc je na trzy grupy:
- Systems of Innovation (Innowacje),
- Systems of Differentiation (Konkurencja),
- Systems of Record (Działanie).
Klasyczne systemy pozostają jedynie w warstwie Systems of Record i często nie radzą sobie ze wspieraniem unikatowych procesów biznesowych zachodzących w dynamicznie rozwijającej się rzeczywistości biznesowej. Firma chcąca dostosować się do zmieniającego się rynku powinna zainwestować w inteligentne systemy z warstwy Systems of Differentiation, które charakteryzują się elastycznością i zmiennością, zapewniając przy okazji konkurencyjność i efektywność. Należą do nich nowoczesne i inteligentne BPMS-y, takie jak Novacura Flow. Istotne jest to, że nie potrzebujemy rewolucji w przedsiębiorstwie, żeby wyjść z warstwy Systems of Record. W warstwie Systems of Differentiation istnieją aplikacje będące „nakładką” na Systems of Record, które są nieinwazyjne i nie ingerują w strukturę ERP. Dzięki nim procesy są uporządkowane, podatne na zmiany i mogą być zaaplikowane szybko w strukturę każdej firmy.
Sytuacja często jest patowa – dostosowanie ERP do aktualnych potrzeb wymaga ogromnych nakładów finansowych, ale również zabiera bardzo dużo czasu […] osoby decyzyjne nie wyrażają więc zgody na wykonanie żadnych aktualizacji, pośrednio zmuszając pracowników do „kreatywnego” obchodzenia niedociągnięć systemu.
Artur Buła, Managing Director Novacura Poland
Nowe korzyści
Wszystkie procesy stworzone w ERP sprawnie odtwarzane są przez inteligentne BPMS-y za pomocą odpowiednio rozpisanego diagramu. Dodatkowo z łatwością można stworzyć nową jakość, projektując krok po kroku także procesy odbywające się poza systemem ERP. Przykładem może być cały przebieg produkcji i dostarczenia produktów do klientów. Począwszy od zamówienia na przykład części, poprzez wszystkie etapy tworzenia, aż po transportowanie towaru do nabywcy – wszystkie te fazy zostają wprowadzone do aplikacji, dzięki czemu każdy pracownik ma dokładny wgląd w to, co w danej chwili dzieje się w firmie. Usprawnia to jej funkcjonowanie, przyspieszając realizowanie każdego fragmentu. Bardzo ważną kwestią jest również to, że aplikacja BPMS ma prosty w obsłudze interfejs, dzięki któremu użytkownik jest w stanie bez problemu zrozumieć procesy zachodzące w firmie i nie musi przechodzić przez tak wiele etapów jak w samym ERP.
BPMS jest w 100% mobilny. W obecnych czasach to jedna z priorytetowych cech, którą powinny mieć rozwiązania. Dzięki mobilności BPMS umożliwia natychmiastową reakcję na zdarzenia i optymalizuje działania pracowników. Daje im dostęp do aktualizowanych w czasie rzeczywistym danych i działa na wszystkich urządzeniach, z których na co dzień korzystamy – także na tabletach i smartfonach.
Jak wybrać?
Szukajmy dostawcy, który posiada dogłębną wiedzę o procesach i elementach składowych aktualnego systemu ERP stosowanego w firmie. Pamiętajmy, że nie da się dobrze uszyć aplikacji, nie wchodząc w stary system głęboko i dokładnie. Na początku zmian trzeba bowiem istniejące przebiegi uporządkować, a następnie zdefiniować je na nowo. Wymaga to współpracy i zwrócenia uwagi na potrzeby klienta. Kluczem jest wewnętrzna dyskusja i tworzenie udogodnień wspólnie z użytkownikami. Lata praktyki pokazują, że jeśli dostawca dokładnie ich słucha i dostarcza usprawnienia szybko i – co ważne – na czas, są oni w stanie wykrzesać z siebie naprawdę dużo i nie boją się zmian. Zdecydowanie minęły już czasy, kiedy można było przekonywać pracowników przez długie miesiące, a nawet lata, że wdrożone systemy reprezentują tak zwane najlepsze praktyki i nic nie da się z nimi wobec tego zrobić.
Planując zmiany, po pierwsze trzeba zacząć myśleć o procesach krytycznych i skupić się na ich udoskonalaniu. Po drugie należy koncentrować się na aplikacjach, które pomogą się nam odróżnić od konkurencji i które adaptują się bez trudu do zmiennych potrzeb. Po trzecie trzeba brać pod uwagę jedynie tych dostawców oprogramowania, którzy nie tylko oferują sam system BPMS, ale przede wszystkim posiadają praktyczną wiedzę o procesach i systemach ERP. W przeciwnym razie narażamy się na niezrozumienie potrzeb firmy, marnowanie energii i zasobów, a co za tym idzie – uniemożliwienie konkurowania na lokalnym, ale też międzynarodowym rynku. Tylko wielowymiarowe podejście umożliwi pełne wykorzystanie potencjału narzędzi wspierających strategiczne zarządzanie przedsiębiorstwem.
Okiem eksperta
W ostatnim czasie zyskują na znaczeniu systemy klasy EAM/CMMS, które skutecznie wspomagają gospodarkę remontową, usprawniają procesy w zakresie zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa czy wspierają służby utrzymania ruchu w mniejszych i większych zakładach produkcyjnych.
Przykładem takiego systemu jest ExPlant, który nie tylko pozwala sprawnie zarządzać wspomnianymi aktywami przedsiębiorstwa i pracami służb utrzymania ruchu, ale także, lub przede wszystkim, trudnym przedsięwzięciem, jakim jest bezpieczeństwo techniczne, jak mówi Sebastian Słaboszewski z GRUPY WOLFF, która wspólnie z firmą PROCOM SYSTEM opracowała i wprowadza system na rynek europejski.
Możliwość integracji z systemami ERP, SCADA/DCS pozwala natomiast zwiększyć efektywność systemów informatycznych zarządzających funkcjonowaniem całego zakładu, gdzie bardzo istotne są zagadnienia związane z kontrolą stanów zasobów, ograniczeniem kosztów ruchowych czy predykcją zdarzeń awaryjnych. Nie mniej istotne jest też zarządzanie tzw. bezpieczeństwem technicznym. ExPlant obejmuje wszystkie te obszary. W ten sposób w jednym systemie można gromadzić wiedzę z zakresu produkcji i bezpieczeństwa, a jeśli istnieje taka potrzeba, zintegrować się z systemem klasy ERP, co pozwala w pełni wykorzystać możliwość skutecznego planowania zarządzania całością zasobów przedsiębiorstwa.
Sebastian Słaboszewski, koordynator projektu ExPlant – systemu klasy CMMS do zarządzania UR oraz bezpieczeństwem